Trong thế giới kinh doanh hiện nay, email được coi là một phương tiện giao tiếp khá hữu dụng và phổ biến. Mặc dù, đôi khi email cũng gây phiền toái cho nhiều người. Vì vậy, để nâng cao xác xuất người nhận có thể đọc và trả lời email của bạn, hãy tham khảo 10 mẹo nhỏ dưới đây nhằm cải thiện hình thức và tạo sự chú ý của người nhận đối với email do công ty bạn gửi tới. 1. Dòng tiêu đề
Dòng tiêu đề đóng một vai trò cực
kỳ quan trọng đối với một email, bởi nó tác động khá lớn tới quyết định
đọc tiếp hay xóa luôn email đó của người nhận. Vì thế, cách hành văn
trong tiêu đề phải đảm bảo được những tiêu chí dưới đây.
*
Bắt đầu dòng tiêu đề bằng những từ khơi gợi sự tò mò.
* Nên đưa
kèm cả tên của công ty.
* Đảm bảo toàn bộ nội dung của tiêu đề
đều nằm trên 1 dòng.
* Trình bày nội dung ngắn gọn và đi thẳng
vào vấn đề.
2. Câu mở đầu
Bạn có
thể áp dụng những tiêu chí của dòng tiêu đề cho câu mở đầu email. Trên
thực tế, khá nhiều chuyên gia đều sử dụng tiêu đề làm câu mở đầu cho một
bức thư nhưng có sự thay đổi không nhiều. Điều này không phải là thừa
bởi câu mở đầu luôn đóng vai trò dẫn dắt vào phần nội dung chính trong
email.
3. Sử dụng những từ
ngữ mang tính hành động
Bạn không nên
sử dụng những từ ngữ mang tính bị động trong nội dung thư, bởi nếu sử
dụng những từ đó, người đọc sẽ có cảm giác bị áp đặt quá nhiều; vì thế
theo phản ứng tự nhiên, họ sẽ không để tâm nhiều tới những vấn đề mà bạn
trình bày trong phần nội dung chính. Cách hiệu quả nhất là bạn nên sử
dụng những từ ngữ có tính thu hút sự chú ý của người đọc.Hãy sử dụng
những từ như “Tiết kiệm”, “Hoạt đông”, “Nhấn vào” hay “Mua hàng”. Mặc
dù những từ ngữ này không quyết định được sự thành công của bạn nhưng nó
có thể góp phần gia tăng cơ hội hồi đáp cho email của bạn.
4. Sử dụng ngôn từ
một cách hòa nhã
Giọng điệu trong
email sẽ phụ thuộc vào hai yếu tố: người đọc và công việc. Hãy sử dụng
những ngôn từ thống nhất vaosi nội dung đăng tải trên website của bạn.
Những gì bạn cần chính là khách hàng sẽ nhấn chuột vào liên kết trong
email để truy cập vào website.
5. Biết rõ người đọc là ai
Nếu bạn không biết rõ đối tượng
nào sẽ đọc email, bạn sẽ rất khó để đưa ra được một thông điệp có tính
thuyết phục cao. Chỉ khi bạn hiểu rõ được đối tượng cần nhắm tới, bạn sẽ
tìm được phương pháp hiệu quả nhất để tiếp cận họ.
Cần lặp đi lặp
lại thông báo khuyến mại trong cả email, hoặc chí ít bạn cũng cần đề cập
tới nó trong phần mở đầu và phần kết thư. Điều này có thể mang tới hiệu
quả không ngờ bởi yếu tố lặp đi lặp lại sẽ làm tăng dần tính tò mò cho
người đọc
6. Lặp lại thông báo
khuyến mại
Cần lặp đi lặp lại
thông báo khuyến mại trong cả email, hoặc chí ít bạn cũng cần đề cập tới
nó trong phần mở đầu và phần kết thư. Điều này có thể mang tới hiệu quả
không ngờ bởi yếu tố lặp đi lặp lại sẽ làm tăng dần tính tò mò cho
người đọc
7. Ngắn gọn, súc tích
Đa
phần mọi người đều không có ý thích đọc email, vì thế nếu phải đọc một
email toàn chữ và chiếm hết màn hình, họ sẽ dễ dàng cho email đó vào
thùng rác ngay khi mới mở ra. Vì thế, để người đọc có thể chú tâm được
đến email của bạn, hãy lưu ý tới những điều sau:
* Sử dụng
các đoạn văn ngắn và dễ đọc.
* Phân tách nội dung thành các mục
nhỏ, để người đọc có thể nhanh chóng nắm được nội dung cần đề cập.
* Sử dụng danh sách thụt lề để phân cấp các đoạn văn bản.
* Loại
bỏ các thông tin không cần thiết.
8. Tạo nên sự khẩn
trương
Thái độ khẩn trương
trong email có thể sẽ kích thích người đọc nhấn chuột vào liên kết ngay
sau đó. Nếu kỳ khuyến mại của bạn chỉ diễn ra trong một thời gian ngắn,
hãy nhấn mạnh vào điều đó với những từ “hãy nhanh chân”, ngay bây giờ”
hoặc “chỉ có hạn”.
9. Thông báo ngắn gọn và trực tiếp
Những thông tin trực tiếp sẽ có sự
đón nhận và phản hồi tốt hơn so với một thông điệp quá chi tiết. Vì
thế, không cần phải liệt kê cả một danh sách dài các sản phẩm và mức giá
của chúng trong email. Điều mà bạn cần làm là khơi gợi sự tò mò và họ
sẽ khám phá những thông tin đó trên website của bạn.
10. Kết thư
Hãy kết thúc email bằng những
thông tin quen thuộc và lựa chọn những thông tin có liên quan trực tiếp
tới doanh nghiệp của bạn. Đồng thời, cũng đừng quên nhắc lại thông báo
và đề nghị để người đọc nắm được họ cần làm gì tiếp theo sau khi đã đọc
email.
TheoVietnamlearning
Xem: 854
